Dokumente finden statt suchen.
SharePoint bringt alles mit, was ein Dokumentenmanagementsystem braucht: Metadaten, Versionierung, Freigabeprozesse und Aufbewahrungsregeln. Ich richte es so ein, dass es zu Ihren Abläufen passt – und Ihr Team gerne damit arbeitet.
Kennen Sie das?
- Ordnerstrukturen sind über Jahre gewachsen und nur noch für Einzelne verständlich.
- Verträge und Angebote werden doppelt abgelegt – oder gar nicht wiedergefunden.
- Freigaben laufen per E-Mail, der Stand ist nicht nachvollziehbar.
- Aufbewahrungsfristen werden „irgendwie“ eingehalten.
Oft schon lizenziertViele Unternehmen kaufen ein separates DMS, obwohl SharePoint die Kernfunktionen bereits im Microsoft-365-Abo mitbringt. Mit dem richtigen Konzept entfällt oft eine zusätzliche Software samt Schnittstellen.
Was sich für Sie verändert.
Metadaten statt Ordnerlabyrinth
Dokumente werden nach Kunde, Projekt oder Dokumentart beschrieben und über Filter und Suche gefunden.
Versionen und Nachvollziehbarkeit
Jede Änderung ist dokumentiert, ältere Stände lassen sich jederzeit wiederherstellen.
Automatisierte Freigaben
Genehmigungen mit Power Automate: strukturiert, dokumentiert und direkt in Teams.
Aufbewahrung nach Regeln
Aufbewahrungsrichtlinien aus Microsoft Purview sichern gesetzliche Fristen technisch ab.
Module in diesem Bereich.
Jedes Modul ist einzeln buchbar und lässt sich mit anderen kombinieren. Den Umfang passe ich an Ihre Größe und Ausgangslage an.
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DMS-Konzept & Ablagestruktur
Dokumentarten, Metadaten und Berechtigungen gemeinsam erarbeiten und dokumentieren.
Dieses Modul anfragen: DMS-Konzept & Ablagestruktur -
DMS-Einrichtung
Bibliotheken, Inhaltstypen, Ansichten, Vorlagen und Versionierung in SharePoint umsetzen.
Dieses Modul anfragen: DMS-Einrichtung -
Freigabe-Workflows
Genehmigungs- und Prüfprozesse mit Power Automate, direkt in Teams und Outlook.
Dieses Modul anfragen: Freigabe-Workflows -
Aufbewahrung & Archiv
Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen für gesetzliche Fristen einrichten.
Dieses Modul anfragen: Aufbewahrung & Archiv -
Übernahme der Altablage
Bestehende Dokumente übernehmen und dabei mit Metadaten versehen.
Dieses Modul anfragen: Übernahme der Altablage
Gut zu wissen.
Ist SharePoint ein vollwertiges DMS?
Für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen ja: Metadaten, Versionierung, Check-in/Check-out, Workflows, Volltextsuche und Aufbewahrung sind vorhanden. Für Spezialanforderungen prüfe ich ehrlich, ob Ergänzungen nötig sind.
Wie werden Aufbewahrungsfristen umgesetzt?
Über Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen in Microsoft Purview. Damit können Dokumente für eine festgelegte Dauer vor dem Löschen geschützt werden. Welche Fristen für Sie gelten, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Müssen wir alle Ordner umbauen?
Nein. Wir starten mit den Bereichen, in denen der Nutzen am größten ist, zum Beispiel Verträge oder Projektunterlagen, und erweitern Schritt für Schritt.
Weitere Leistungen
M365 Collaboration
Teams und SharePoint als gemeinsamer digitaler Arbeitsplatz – mit klarer Struktur statt Wildwuchs.
Mehr erfahrenIT-Security
Microsoft Defender und Purview richtig aktiviert: Schutz vor Phishing, Schadsoftware und Datenabfluss.
Mehr erfahrenAzure & Identität
Sauberes Fundament: Tenant-Grundeinrichtung, Entra ID mit MFA und Conditional Access, Azure-Basisstruktur.
Mehr erfahrenSharePoint & DMS für Ihr Unternehmen.
Wählen Sie die gewünschten Module aus oder beschreiben Sie Ihr Anliegen in wenigen Sätzen. Ich melde mich mit einem Vorschlag.